Ključna razlika – Glavna knjiga u odnosu na probni saldo
Priprema glavne knjige i probni bilans su dvije glavne radnje u računovodstvenom ciklusu koje su neophodne za pripremu finansijskih izvještaja na kraju godine. Ključna razlika između glavne knjige i probnog stanja je u tome što je glavna knjiga skup računa koji sadrže detaljne obavljene transakcije, dok je probno stanje izvod koji bilježi završna stanja glavne knjige.
Šta je glavna knjiga
Glavna knjiga je glavni skup računa na kojem se evidentiraju sve transakcije obavljene u toku finansijske godine. Podaci u glavnoj knjizi su izvedeni iz glavnog dnevnika, koji je početna knjiga za unos transakcija. Glavna knjiga sadrži sve stavke zaduženja i kredita transakcija i odvojena je klasama sredstava. (Imovina, obaveze, kapital, prihodi i rashodi)
E.g. Pojedinačni računi imovine kao što su gotovina, potraživanja, avansne otplate, itd. biće evidentirani pod klasifikacijom imovine.
Za velike poslove u kojima se obavljaju mnoge transakcije, možda neće biti zgodno unositi sve transakcije u glavnu knjigu zbog velikog obima. U tom slučaju, pojedinačne transakcije se bilježe u 'sporednim knjigama', a zbrojevi se prenose na račun u glavnoj knjizi. Ovaj račun se naziva 'Kontrolni račun' i ovdje se bilježe tipovi računa koji općenito imaju visok nivo aktivnosti.
Slika_1: Primjer stanja glavne knjige
Šta je probno stanje?
Probni saldo je sažeti radni list koji uključuje sva stanja knjige u određenom trenutku (obično na kraju računovodstvene godine) s namjerom provjere matematičke tačnosti stanja knjige. Sva debitna stanja bit će zabilježena u jednoj koloni, a sva kreditna stanja u drugoj.
Probni saldo pruža sve završne bilance u jednom dokumentu na prvi pogled, stoga ga je lako koristiti kao referentni alat. Takođe pomaže u otkrivanju brojnih mogućih grešaka u slučaju da se pojave i pomaže u identifikaciji vrste unosa u dnevnik koje treba objaviti kako bi se ispravile identificirane greške.
Glavne svrhe i upotrebe probnog bilansa
Za korištenje kao alat za odlučivanje kako bi se osigurala matematička tačnost stanja knjige
Ako su sve transakcije za obračunski period tačno evidentirane, zbir dugovanja probnog stanja treba da bude jednak zbiru kreditnih salda.
Za otkrivanje i ispravljanje grešaka u evidentiranju finansijskih informacija
Određene vrste grešaka u glavnoj knjizi mogu se identifikovati kroz probni bilans. Oni su,
- Greške delimičnog izostavljanja (Samo unos zaduženja ili unos kredita se knjiži na računima)
- Greške pri prenošenju (Završni saldo je pogrešno prenesen)
- Greške pri bacanju (ukupan broj računa je manje-više zabilježen)
U slučaju greške, iznos koji je prouzročio razliku stavlja se na 'privremeni račun' dok se ne ispravi. Ako debitna strana probnog stanja premašuje kreditnu stranu, tada se razlika knjiži u korist privremenog računa, a ako je kreditno stanje veće od zaduženja, razlika se tereti na privremeni račun. Kada se greške identifikuju, isprave i probni saldo zbroji, privremeni račun se zatvara jer stanje više ne postoji.
Međutim, sljedeći unosi neće uzrokovati neslaganje u probnom stanju.
- Greške principa (unosi su knjiženi na netačan tip računa)
- Greške potpunog izostavljanja (Unosi su potpuno izostavljeni iz računa)
- Greške u proviziji (Unos je objavljen u ispravnom tipu računa, ali na pogrešnom računu)
- Greške originalnog unosa (Netačan iznos je knjižen na ispravne račune)
- Greške kompenzacije (Netačni unosi u dva ili više računa međusobno se poništavaju)
- Greške potpunog storniranja (tačan iznos je knjižen na ispravne račune, ali su zaduženja i krediti poništeni)
Koja je razlika između glavne knjige i probnog stanja?
Glavna knjiga i probno stanje |
|
| Glavna knjiga je skup računa koji evidentiraju sve transakcije. | Probni saldo je sažeti izvod koji odražava stanja glavne knjige. |
| Svrha | |
| Svrha je snimanje konačnih unosa transakcija. | Svrha je provjeriti matematičku tačnost stanja glavne knjige. |
| Klasifikacija računa | |
| Ovo se radi prema klasi računa | Ne postoji klasifikacija računa. |
| Vremenski period | |
| Ovo bilježi transakcije tokom obračunske godine. | Ovo je pripremljeno poslednjeg dana obračunske godine. |
Sažetak – Glavna knjiga vs probno stanje
Dok je proces računovodstva nekada bio veoma dugotrajan i skup, sada se može obaviti sa manje vremena i truda uz korišćenje automatizovanog računovodstvenog softvera. Važno je tačno razumjeti razliku između glavne knjige i probnog bilansa jer oba predstavljaju važne korake u pripremi finansijskih izvještaja na kraju godine. U slučaju da postoje neslaganja između stanja zaduženja i kredita, treba ih ispitati i objaviti korektivne unose prije nego što se nastavi sa sastavljanjem finansijskih izvještaja.
